Wizualizacja faktury KSeF
Stan na 9 listopada 2026 r.
Wizualizacja to czytelny obraz danych zapisanych w pliku XML, najczęściej w formie PDF albo strony internetowej. Fakturą ustrukturyzowaną jest sam plik w KSeF, a wizualizacja pomaga go przeczytać.
Czy musi wyglądać jak wzór Ministerstwa
Nie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że programy mogą tworzyć własny układ, jeśli treść wiernie oddaje dane z KSeF. Wizualizacja może być też w innym języku albo dwujęzyczna, o ile pozostaje zgodna z plikiem XML.
Kiedy potrzebny jest kod QR
Kod QR jest potrzebny, gdy faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF, na przykład jako PDF, albo używana poza systemem. Pozwala sprawdzić, czy faktura jest w KSeF. Według Ministerstwa Finansów dotyczy to między innymi sytuacji, gdy:
- nabywca jest konsumentem, czyli osobą prywatną,
- nabywca nie posługuje się numerem NIP,
- nabywca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- miejsce dostawy lub świadczenia znajduje się poza Polską.
Na zwykłej fakturze wystawionej online wystarczy jeden kod, KOD I, a pod nim znajduje się numer KSeF. Faktura offline przekazana nabywcy przed wysłaniem do systemu ma dwa kody: KOD I z napisem OFFLINE oraz KOD II z napisem CERTYFIKAT.
Dlaczego zgodność z plikiem XML jest tak ważna
Ministerstwo Finansów podkreśla, że wizualizacja musi być merytorycznie zgodna z danymi w pliku XML. Jak podaje serwis podatki.biz, w interpretacjach z kwietnia i maja 2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że PDF istotnie różniący się od pliku XML może zostać potraktowany jak osobna faktura, co wiąże się z ryzykiem z art. 108 ustawy o VAT. Dlatego nie poprawiaj danych w PDF. Błąd trzeba usunąć fakturą korygującą.
Czy PDF z Fakturologa jest wizualizacją do wysłania
Nie. PDF z Fakturologa powstaje z samego pliku XML, więc nie ma numeru KSeF ani kodu QR. Ma znak wodny PODGLĄD i służy wyłącznie do przeczytania faktury. Wizualizację do przekazania nabywcy przygotuj w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur.
Otwórz plik XML